Welkomstpakket voor klanten: zo verwelkom je een nieuwe klant
Een welkomstpakket voor klanten bevestigt een nieuwe samenwerking: wat erin hoort, welke sets en dozen uit de catalogus passen en hoe je de verzending naar klanten regelt.
Door Team Zintora
Een welkomstpakket voor klanten is een kleine set met je logo die een nieuwe klant ontvangt na het tekenen van de overeenkomst of bij de start van een project. Het bevestigt de samenwerking en geeft de klant iets wat hij meteen gebruikt, zoals een notitieboek met pen, een drinkfles of een complete geschenkset in een doos.
In deze gids lees je hoe een welkomstpakket voor klanten verschilt van een welkomstpakket voor medewerkers en van een gewoon relatiegeschenk, wat erin hoort, welke sets uit de catalogus passen en hoe je de verzending naar klanten regelt. Alle producten komen uit de catalogus van 28 oktober 2026.
Welkomstpakket voor klanten of voor medewerkers?
De woorden lijken op elkaar, maar het doel is anders. Een welkomstpakket voor medewerkers helpt een nieuwe collega op de eerste werkdag: kleding, een laptoptas, spullen voor de werkplek. Daarvoor hebben we een aparte pagina over het welkomstpakket voor medewerkers.
Een welkomstpakket voor klanten is bedoeld voor iemand buiten je organisatie. Het moet drie dingen doen:
- De keuze bevestigen. De klant heeft net voor jou gekozen. Een pakket laat zien dat je dat waardeert.
- De samenwerking starten. Een kaart met de namen van de vaste contactpersonen en de eerste stappen maakt het pakket praktisch.
- Je merk op het bureau zetten. Een notitieboek of drinkfles die dagelijks wordt gebruikt, houdt je naam in beeld tijdens het project.
Een relatiegeschenk is weer iets anders: dat geef je bij een bijzonder moment, zoals het einde van het jaar of de afronding van een project. Hoe je zo'n cadeau kiest, lees je in onze gids over relatiegeschenken voor klanten. Het welkomstpakket hoort bij het begin van de samenwerking en heeft een vaste plek in je klantproces. Meer cadeau-ideeën voor relaties vind je op de pagina relatiegeschenken.
Wanneer stuur je een welkomstpakket naar klanten?
Het moment bepaalt hoe het pakket overkomt. Een paar momenten die goed werken:
- Na het tekenen van de overeenkomst, zodat het pakket aankomt voordat het project echt begint.
- Bij de kick-off, als je het pakket persoonlijk kunt overhandigen.
- Bij de start van een abonnement of dienst, als vast onderdeel van je onboarding van klanten.
- Bij een nieuwe contactpersoon binnen een bestaande klant, zodat ook die zich welkom voelt.
- Bij de opening van een nieuwe vestiging van een klant met wie je al samenwerkt.
Maak er een vaste afspraak van in je sales- of accountteam: wie geeft het adres door, wie schrijft de kaart en wanneer gaat het pakket de deur uit. Zo krijgt iedere nieuwe klant hetzelfde welkom.
Wat hoort in een welkomstpakket voor klanten?
Je hoeft niet veel te geven. Een goed welkomstpakket bestaat uit een paar onderdelen die samen een geheel vormen.
| Onderdeel | Doel | Voorbeeld uit de catalogus |
|---|---|---|
| Iets voor het bureau | Dagelijks gebruik, je logo in beeld | Notitieboek met pen, kaarthouder met pen |
| Iets voor onderweg | Gebruik buiten kantoor | Drinkfles, zoals in de Red Executive of Black & Cork set |
| Presentatie | Het uitpakmoment | Crate premium geschenkdoos of een presentatiedoos |
| Persoonlijke boodschap | Het welkom zelf | Kaart met contactpersonen en eerste stappen |
Kies liever twee of drie goede producten dan een doos vol kleine dingen. Een klant onthoudt een notitieboek dat hij elke dag gebruikt, niet de vijf losse gadgets die erbij zaten.
Sets en dozen uit de catalogus
De prijs voor jouw samenstelling en aantal lees je in de offerte. Bedrukking en verzending staan apart in de offerte. Bij de geschenksets worden de minimale afname en de personalisatie in de offerte bevestigd.
| Product | Wat erin zit | Personalisatie | Minimale afname |
|---|---|---|---|
| Red Executive geschenkset | Notitieboek, pen, sleutelhanger en bijpassende drinkfles in een presentatiedoos met aangepast interieur | Plekken voor personalisatie bevestigd in de offerte | In de offerte |
| Black & Cork geschenkset | Notitieboek met gecombineerde kaft, pen en drinkfles met zwarte hoes, in een doos met zwarte, kurk- en houtafwerking | Mogelijkheden bevestigd in de offerte | In de offerte |
| Kantoor set kaarthouder en pen | Kaarthouder en metalen pen | Bevestigd in de offerte | In de offerte |
| Elegant notitieboek en pen set | Zwart A5 notitieboek en metalen pen | Bevestigd in de offerte | In de offerte |
| Crate premium geschenkdoos | Stijve doos met magneetsluiting, bedrukt interieur en vulling op maat | Foliestempel, binnenbedrukking, vulling op maat | 50 |
Red Executive en Black & Cork
Beide sets zijn kant-en-klare combinaties in een eigen doos. De Red Executive is een rood, bijpassend geheel van notitieboek, pen, sleutelhanger en drinkfles. De Black & Cork combineert zwart met kurk en hout en oogt rustiger. Bij je aanvraag bevestig je de inhoud van de drinkfles, de afmetingen van het notitieboek en de plekken voor je logo.
De Crate premium geschenkdoos
Wil je zelf de inhoud kiezen, dan is de Crate een goede basis. Het is een stijve presentatiedoos met magneetsluiting en een gelamineerde buitenkant met soft-touch gevoel. Je logo komt in folie gestempeld op de buitenkant, en aan de binnenkant van het deksel is ruimte voor je boodschap. De vulling van uitgestanst schuim of verfrommeld papier wordt afgestemd op de inhoud. Er zijn drie maten, in bosgroen, crème, antraciet of met een eigen print. Meer over dozen lees je in onze gids over de giftbox met logo.
Een welkomstpakket per type klant
Niet iedere klant hoeft hetzelfde pakket te krijgen. Veel organisaties werken met twee of drie varianten:
- Voor iedere nieuwe klant: een compacte set, zoals de Kantoor set kaarthouder en pen of de Elegant notitieboek en pen set, met een kaart.
- Voor een vaste contactpersoon bij een groter project: een notitieboek en pen samen met een drinkfles of mok, in een doos met je logo.
- Voor strategische klanten: een complete geschenkset zoals de Red Executive of de Black & Cork, of een Crate met een eigen selectie.
Leg vast welke variant bij welk type klant hoort. Dan hoeft het accountteam niet per klant te overleggen en blijft het welkom consistent. Kant-en-klare combinaties vind je ook op de pagina packs.
De boodschap in het pakket
Het product is de drager, de kaart is het welkom. Een paar tips:
- Noem de mensen. Zet de namen van de vaste contactpersonen op de kaart, met hun rol.
- Geef de eerste stap. Wat gebeurt er na de kick-off, en wanneer hoort de klant weer van je?
- Schrijf kort en persoonlijk. Twee of drie zinnen, liefst ondertekend door iemand die de klant kent.
- Geen verkoop. Het welkomstpakket is geen plek voor een folder met aanbiedingen.
Heeft de Crate een bedrukt deksel, dan kun je daar een vaste welkomsttekst laten drukken. De persoonlijke kaart voeg je dan per klant toe.
Logo en presentatie
Bij klanten werkt een ingetogen logo vaak beter dan een groot logo. Het pakket gaat over de samenwerking, niet over reclame. Kies bijvoorbeeld een foliestempel op de doos en een klein logo op het notitieboek. Lever je logo aan als vectorbestand in PDF, SVG of EPS. In de digitale proef zie je per product de techniek, de positie en het formaat voordat de productie start.
Verzending naar klanten
Een welkomstpakket voor klanten gaat meestal naar losse adressen, op het moment dat een klant tekent. Dat vraagt om een paar afspraken:
- Adres controleren. Laat het accountteam het juiste afleveradres en de naam van de ontvanger aanleveren.
- Per ontvanger of in één zending. We leveren naar één adres of naar iedere ontvanger, in EMEA, APAC en Amerika.
- Planning. De productie duurt 10 tot 20 werkdagen na goedkeuring van de digitale proef, bevestigd in de offerte. Daar komt de verzending bij.
Werk je met een vaste stroom nieuwe klanten, bespreek dan in je offerteaanvraag hoe vaak je pakketten wilt laten versturen en in welke aantallen.
Checklist voor een welkomstpakket voor klanten
- Is het moment vastgelegd: na ondertekening, bij de kick-off of bij de start van een dienst?
- Zijn de varianten per type klant gekozen?
- Zijn de producten gekozen: set, notitieboek en pen, drinkfles of een eigen samenstelling?
- Is de doos gekozen, met een eventuele tekst in het deksel?
- Is de kaart geschreven, met namen van contactpersonen en de eerste stap?
- Is het logo aangeleverd als vectorbestand?
- Is afgesproken wie adressen doorgeeft en wanneer pakketten worden verstuurd?
- Is de datum haalbaar met 10 tot 20 werkdagen productie plus verzending?
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een welkomstpakket voor klanten en voor medewerkers? Een welkomstpakket voor medewerkers helpt een nieuwe collega op de eerste werkdag. Een welkomstpakket voor klanten bevestigt een nieuwe samenwerking en zet je merk op het bureau van de klant.
Wat stop je in een welkomstpakket voor klanten? Twee of drie producten die de klant dagelijks gebruikt, zoals een notitieboek met pen of een drinkfles, in een verzorgde doos met een persoonlijke kaart.
Kan ik een kant-en-klare set kiezen? Ja. De Red Executive geschenkset en de Black & Cork geschenkset zijn complete sets in een eigen doos. Inhoud en personalisatie bevestigen we in de offerte.
Kunnen pakketten naar iedere klant apart worden verstuurd? Ja. We leveren naar één adres of naar iedere ontvanger, in EMEA, APAC en Amerika.
Wat kost een welkomstpakket voor klanten? Dat hangt af van de samenstelling, de doos en het aantal. Vraag een offerte aan; daarin staat het totaal, inclusief bedrukking en verzending.
Klaar om je nieuwe klanten te verwelkomen? Bekijk de sets en dozen in de catalogus of zet de varianten, aantallen en adressen in een offerteaanvraag.