Congrestas: wat stop je erin? Checklist voor deelnemers
Een congrestas die deelnemers echt gebruiken: de juiste tas, de inhoud die op een congres nut heeft, aantallen, planning en inpakken. Met een checklist en producten uit de catalogus.
Door Team Zintora
Een goede congrestas bevat alleen wat deelnemers tijdens het congres echt gebruiken: een pen, een notitieboek, een drinkfles, het programma en een badge. Begin met een stevige tas met je logo, kies drie tot vijf nuttige items en plan de bestelling ruim voor de eerste congresdag.
In deze gids lees je welke tas geschikt is, wat er wel en niet in een congrestas hoort, hoe je de aantallen bepaalt en hoe je de planning en het inpakken regelt. Onderaan staat een checklist die je per congres kunt afwerken. Alle producten en vanafprijzen komen uit de catalogus van 28 oktober 2026.
Wat is een congrestas?
Een congrestas is de tas die deelnemers bij de registratie krijgen. Er zit informatie in over het programma en de locatie, plus een paar praktische items voor de dag zelf. Na het congres blijft de tas vaak in gebruik als boodschappentas of laptoptas, en dan draagt hij je logo nog maanden mee.
Voor de organisator heeft de congrestas drie functies:
- Praktisch: deelnemers hebben alles bij de hand om aantekeningen te maken en te drinken tijdens lange sessies.
- Informatie: programma, plattegrond, wifi-gegevens en contactpersonen zitten op één plek.
- Zichtbaarheid: de tas en de items tonen het logo van de organisator of de sponsors, tijdens en na het congres.
De tas zelf: waar let je op?
De tas is het onderdeel dat het langst meegaat, dus daar mag het grootste deel van het budget naartoe. Let op stevigheid, formaat en het drukvlak voor je logo.
| Tas | Wat het is | Techniek op de productpagina | Vanaf (incl. btw) | Minimale afname |
|---|---|---|---|---|
| Metro tote bag | Zwaar canvas van 340 g/m², binnenzak met rits, platte bodem | Zeefdruk, borduren | € 7,50 | 50 |
| Canvas markttas | Markttas van 80% gerecycled katoen met lange hengsels | Zeefdruk | € 5,50 | 50 |
De Metro tote bag is op de productpagina omschreven als congresmerchandise: versterkte hengsels, een binnenzak met rits en een platte bodem waardoor de tas rechtop blijft staan. Op het royale drukvlak passen ook grotere ontwerpen. Hij is er in naturel, zwart, bosgroen en marineblauw.
De Canvas markttas heeft lange hengsels die op de schouder rusten en een gebroken witte, zandkleurige of olijfgroene stof. Een goede keuze als je een lichtere tas wilt met een warme uitstraling. Meer modellen vind je op de pagina bedrukte tassen.
Formaat en logo
Kies een tas waar minstens een A4-programma en een notitieboek plat in passen. Houd het ontwerp op de tas eenvoudig: het logo van de organisator, de naam van het congres en eventueel het jaartal. Wil je de tas na het congres laten gebruiken, laat het jaartal dan weg. Een tas zonder datum gaat langer mee.
Wat stop je in een congrestas?
Denk vanuit de deelnemer: wat heeft iemand nodig tussen de registratie en de laatste sessie? Dit zijn de items die op bijna elk congres van pas komen.
| Item | Waarom | Uit de catalogus | Vanaf (incl. btw) | Minimale afname |
|---|---|---|---|---|
| Pen | Aantekeningen tijdens sessies en workshops | Linea gelpen | € 3,75 | 100 |
| Notitieboek | Eén plek voor alle aantekeningen van het congres | Notitieboekje met flexibele omslag | € 8,00 | 25 |
| Drinkfles | Hervulbaar bij de watertappunten op de locatie | Sipper drinkfles | € 15,50 | 25 |
| Stickers | Klein, licht en populair bij deelnemers | Holo gestanste stickers | € 2,05 | 250 |
| Keycord | Voor de badge, vaak al bij de registratie nodig | Event lanyard met logo | Prijs op aanvraag | 100 |
Prijzen zijn vanafprijzen incl. btw; bedrukking en verzending komen erbij. Iedere productpagina vermeldt de eigen minimale afname.
Pen en notitieboek
De Linea gelpen heeft een sneldrogende gelvulling van 0,5 mm en een matte behuizing met een metalen clip. Je logo komt in een of twee kleuren op de behuizing. Het Notitieboekje met flexibele omslag is A5 met een omslag van synthetisch leer, licht genoeg voor een volle tas. Meer pennen vind je bij bedrukte pennen en meer notitieboeken bij bedrukte notitieboeken.
Drinkfles
Op een congres zitten deelnemers urenlang in zalen. Een hervulbare fles is dan een item dat meteen wordt gebruikt. De Sipper drinkfles is een metalen fles met drinktuit en een groot oppervlak voor je logo, in zilver of zwart.
Stickers en keycord
Holo gestanste stickers zijn gedrukt op holografisch vinyl en gestanst in de vorm van je logo. Ze wegen bijna niets en passen in elke tas. De Event lanyard met logo is op aanvraag: model, bedrukking en prijs bevestigen we in de offerte. Lees meer over keycords in onze gids keycords bedrukken voor evenementen.
Wat laat je beter weg?
- Losse folders van elke sponsor: bundel ze in één programmaboekje of zet ze online.
- Grote of zware items die deelnemers de hele dag moeten meeslepen.
- Items die alleen op de congresdag nut hebben en daarna worden weggegooid.
Hoeveel congrestassen bestel je?
Ga uit van het aantal bevestigde aanmeldingen en tel er een kleine reserve bij op voor late aanmeldingen, sprekers, sponsors en de eigen organisatie. Houd ook rekening met de minimale afname per product: voor de tassen is dat 50 stuks, voor de pen 100 en voor de stickers 250. Bij een klein congres kan dat betekenen dat je van sommige items meer bestelt dan je nodig hebt, of dat je een ander item kiest met een lagere minimale afname.
Een paar vragen die helpen bij het bepalen van de aantallen:
- Krijgen sprekers en sponsors dezelfde tas als deelnemers, of een aparte versie?
- Is er een meerdaags programma waarbij deelnemers op dag twee nog iets extra krijgen?
- Wil je tassen overhouden voor een volgend evenement? Laat dan het jaartal van de tas weg.
Planning: wanneer bestel je?
Reken terug vanaf de dag waarop de tassen ingepakt moeten zijn, niet vanaf de congresdag. Een globale planning:
- Inhoud en budget vastleggen: welke items, welke aantallen, welk logo.
- Offerte aanvragen: met aantallen, leverdatum en afleveradres.
- Digitale proef goedkeuren: per product zie je logoplaats, formaat en kleur.
- Productie: 10 tot 20 werkdagen na akkoord op de proef.
- Levering en inpakken: reken een paar dagen extra om de tassen te vullen.
Lever je logo aan als vectorbestand (PDF, SVG of EPS). Een PNG in hoge resolutie met transparante achtergrond kan ook. Gebruik hetzelfde bestand voor alle items, zodat kleuren en verhoudingen overal gelijk zijn.
Inpakken en uitdelen
Spreek af wie de tassen vult: je eigen team, de congreslocatie of een partij die het evenement ondersteunt. Leg per tas vast wat erin gaat en in welke volgorde, met het programma bovenop. Laat de tassen bij voorkeur bezorgen op het adres waar ze worden ingepakt, of rechtstreeks op de congreslocatie als die de levering kan aannemen. Stem de leverdag af met de locatie.
Bij de registratie werkt het goed om de tas samen met de badge uit te reiken. Zo heeft iedere deelnemer meteen alles bij zich. Voor ideeën voor de stand en andere momenten op een beurs of congres, zie onze gids over merchandise voor beurzen en evenementen.
Levertijd en levering
De productie duurt 10 tot 20 werkdagen na akkoord op de digitale proef, bevestigd in de offerte. Daar komen de tijd voor offerte, proef en verzending bij. We leveren in EMEA, APAC en Amerika, naar één adres of naar meerdere adressen, bijvoorbeeld je kantoor en de congreslocatie.
Per product kunnen we in de offerte een geschatte CO2-voetafdruk geven. Het enige certificaat dat we bij naam noemen is het GRS van The Tenth House, per partij gecontroleerd; certificaten voor andere producten zijn op aanvraag beschikbaar.
Checklist voor je congrestas
- Is het aantal deelnemers, sprekers en sponsors bekend?
- Is de tas gekozen en past er een A4-programma in?
- Is besloten of het jaartal op de tas komt?
- Zijn de items gekozen: pen, notitieboek, drinkfles, stickers, keycord?
- Halen alle items hun minimale afname?
- Is het logo aangeleverd als vectorbestand?
- Zijn de digitale proeven van alle items goedgekeurd?
- Is de leverdatum haalbaar met 10 tot 20 werkdagen productie plus verzending?
- Is afgesproken wie de tassen vult en waar ze worden bezorgd?
- Ligt het programma bovenop in elke tas?
Veelgestelde vragen
Wat stop je in een congrestas? Items die deelnemers tijdens het congres gebruiken: een pen, een notitieboek, een drinkfles, het programma en eventueel stickers of een keycord voor de badge. Houd het bij drie tot vijf items.
Wat kost een congrestas? De tassen in onze catalogus beginnen vanaf € 5,50 incl. btw voor de Canvas markttas en € 7,50 incl. btw voor de Metro tote bag. De inhoud, bedrukking en verzending komen erbij; de offerte geeft het totaal.
Wat is de minimale afname voor congrestassen? Voor beide tassen is dat 50 stuks. De minimale afname van de andere items staat op hun productpagina.
Hoe lang van tevoren bestel je congrestassen? Reken op 10 tot 20 werkdagen productie na akkoord op de proef, plus de tijd voor offerte, verzending en inpakken.
Kunnen de tassen naar de congreslocatie worden gestuurd? Ja, als de locatie de levering kan aannemen. Het afleveradres en de leverdag leg je vast in de offerte.
Klaar om je congrestas samen te stellen? Bekijk de producten in de catalogus of zet de items, aantallen, het logo en de leverdatum in een offerteaanvraag.